Benutzerdoku

Unsere cloudbasierte Curacaru-App läuft im Internet-Browser deines Smartphones oder Desktop-PCs über WLAN oder mobile Daten. Deswegen ist keine Software-Installation notwendig. Du musst dich lediglich (mit deinem Betreuungsdienst) anmelden. Wie das funktioniert, kannst du in der Benutzerdoku unter dem Punkt Unternehmens- und Benutzerkonto nachlesen.

Die Kernfunktionen der Curacaru-App sind:
• das unkomplizierte Kunden-Management
• die Terminplanung
• die Terminfreigaben*
• die Verwaltung von Abwesenheiten*
• das Fahrtenbuch*
• die übersichtliche Verwaltung von Kundenbudgets
• die Verwaltung digitaler Abtretungserklärungen
• die Verwaltung digitaler Einsatznachweise
• die Arbeitszeiterfassung*
• die mühelose Abrechnung
• die Website-Integration mittels eines Kontaktformulars*
• der Report (Überwachung wichtiger Kennzahlen)

*kostenlose Features

In der Curacaru-App musst du die folgenden Vorbereitungen zum Start treffen:
1. Hinterlege alle deine Unternehmensdaten.
2. Lege alle Mitarbeiter an.
3. Lege alle Kunden an und weise jedem Kunden einen Mitarbeiter zu.
4. Bringe alle Budgets deiner Kunden auf den aktuellen Stand.
5. Erstelle Termine für deine Kunden bzw. lass diese von deinen Mitarbeitern erstellen.

Informiere deine Mitarbeiter darüber, dass die Curacaru-App in eurem Betreuungsdienst eingeführt wird. Um Hilfestellungen bei der Einführung geben zu können und den Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern über die App zu ermöglichen, kann eine WhatsApp-Gruppe (z.B. mit der Bezeichnung „Curacaru-App Einführung“) sinnvoll sein.

Für die Ankündigung der Curacaru-App bei deinen Mitarbeitern schlagen wir folgenden Text vor:

Liebes Team!

Ab sofort nutzen wir Curacaru – eine Browser-App für Betreuungsdienste. Die Vorteile der App: Weniger Verwaltungsaufwand! Kein Papierkram am Monatsende für euch!

Bitte prüft jetzt eure E-Mails (ggf. Spam-Ordner) auf den Eingang einer Registrierungsnachricht mit Passwort von Curacaru. Gemeinsam mit eurem Benutzernamen – eurer E-Mail-Adresse – könnt ihr euch unter „app.curacaru.de“ anmelden und loslegen!

Wir haben euch eure Kunden in der Curacaru-App zugeteilt (siehe Menüpunkt „Kunden“). Legt nun bitte Termine für eure Kunden in der App an (siehe Menüpunkt „Termine“).

[Beim Start eines Arbeitstages müsst ihr die Zeiterfassung starten. Dies könnt ihr im Menü tun, indem ihr auf „Arbeitstag starten“ klickt.] Sobald ein Termin vorbei ist, müsst ihr in der App gemeinsam mit eurem Kunden eine digitale Unterschrift leisten und den Termin als abgeschlossen markieren. [Wenn ihr mit eurer Arbeit für einen Tag fertig seid, klickt bitte im Menü auf „Arbeitstag beenden“; die Zeiterfassung wird dann gestoppt.]

Am Monatsende müsst ihr Einsatznachweise für eure Kunden erstellen (siehe Menüpunkt „Einsatznachweise“). [Ebenfalls am Ende eines jeden Monats steht die Erstellung der Arbeitszeiterfassung auf dem Plan (siehe Menüpunkt „Arbeitszeiterfassung“).]

Zögert nicht, euch bei Fragen und/oder Problemen mit der App zu melden. Unterstützung erhaltet ihr jederzeit in unserer WhatsApp-Gruppe! Außerdem erhaltet ihr einen detaillierten Leitfaden zur Funktionsweise der App und Antworten auf die häufig gestellten Fragen unter folgendem Link: www.curacaru.de/dokumentation

Viele Grüße!

*Hinweis: Die mit eckigen Klammern markierten Textbausteine kommen nur für Betreuungsdienste in Frage, die die Zeiterfassung in den Unternehmensdaten als Feature aktiviert haben.

Informiere deine Kunden am besten per Post darüber, dass die Curacaru-App in eurem Betreuungsdienst eingeführt wird.

Für die Ankündigung der Curacaru-App bei deinen Kunden schlagen wir folgenden Text vor:

Sehr [ANREDE] [NACHNAME],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir ab dem [DATUM] eine neue Verwaltungssoftware einführen werden. Mit dieser Software wird es uns möglich sein, den Betreuungsdienst digital zu verwalten.

Eine wichtige Neuerung ist, dass Sie nach jedem erledigten Termin und am Ende eines Monats direkt auf dem mobilen Gerät Ihrer Haushaltshilfe Ihre Unterschrift leisten können. Dies vereinfacht den Nachweis der erbrachten Leistungen und sorgt für eine sofortige und verlässliche Dokumentation!

Die Einführung der Software ist ein weiterer Schritt, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten und unsere Prozesse zu optimieren. Sollten Sie Fragen zur neuen Software haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

[NACHNAME]

Melde dich in dem internen Bereich deines Betreuungsdienstes an und wähle den Menüpunkt „Abonnement“ aus. Nun hast du die Möglichkeit zwischen verschiedenen Abonnements bzw. Preispaketen auszuwählen:
Starter: Für bis zu 20 Kunden
Business: Für bis zu 50 Kunden
Pro: Für bis zu 100 Kunden
Premium: Ab 100 Kunden

Wenn du eine Auswahl getroffen hast, kannst du diese mit dem Button „Abonnieren“ bestätigen. Du gelangst automatisch zur Seite unseres Zahlungsdienstleisters „Stripe“ und erhältst die Möglichkeit, das Preispaket deiner Wahl zahlungspflichtig zu abonnieren. Gebe hierzu deine persönlichen (Zahlungs-)Daten an und bestätigte diese mit dem Button „Zahlungspflichtig abonnieren“. Du akzeptierst an dieser Stelle unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und unsere Datenschutzerklärung. Nach Bestätigung gelangst du automatisch zurück zur Curacaru-App und kannst diese nutzen. Nach Zahlung und Freischaltung deines Abonnements können natürlich auch deine Mitarbeiter – falls vorhanden – die Curacaru-App wieder vollumfänglich nutzen.

Melde dich in dem internen Bereich deines Betreuungsdienstes an und wähle den Menüpunkt „Abonnement“ aus. Dein aktuell ausgewähltes Abonnement wird dir mit dem folgenden Hinweis angezeigt: „Das ist dein aktives Abo“. Indem du nun ein anderes Abonnement auswählst und mit dem Button „Wechseln“ bestätigst, kannst du dein Abonnement ändern. Bevor der Wechsel vollzogen ist, musst du in einem Hinweisfenster noch bestätigen, dass du die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert hast.

Wählst du ein neues Abonnement aus, wird dieses sofort aktiviert und das alte Abonnement beendet. Dein Restguthaben wird anteilig verrechnet. 

Dein bisheriges Abonnement läuft bis zum Ende des aktuellen Zeitraums weiter. Danach wird automatisch in das gewählte Abo gewechselt.

Die Rechnung für dein Abonnement wird dir an deine, bei unserem Zahlungsdienstleister „Stripe“ hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet.

Melde dich in dem internen Bereich deines Betreuungsdienstes an und wähle den Menüpunkt „Abonnement“ aus. Betätige den Button „Abonnement beenden“ und bestätige in einem Hinweisfenster deinen Schritt. Dein Abonnement wird nicht mehr automatisch verlängert und endet nach dem aktuellen Zeitraum.

Wende dich an den Vorgesetzten („Manager“) deines Betreuungsdienstes und teile ihm deine aktuelle E-Mail-Adresse mit. Er kann dann ein Benutzerkonto für dich erstellen. Über die erfolgreiche Einrichtung deines Benutzerkontos erfährst du per E-Mail. Neben deinem Benutzerkonto wird dir dein Passwort in der E-Mail mitgeteilt.

Öffne die Seite „app.curacaru.de“ in deinem Browser und drücke den Button „Melde dich jetzt an“. Du gelangst zum Login. Gebe zuerst deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf den Button „Fortfahren“. Als Nächstes gibst du dein Passwort ein und drückst erneut auf den Button „Fortfahren“. Nun gelangst du zum internen Bereich deines Betreuungsdienstes.

Klicke das kleine Männchen oben rechts im Browser-Fenster an und drücke auf „Abmelden“. Du wirst ausgeloggt und automatisch auf die Seite „app.curacaru.de“ weitergeleitet.

Logge dich in den internen Bereich deines Betreuungsdienstes ein. Klicke das kleine Männchen oben rechts im Browser-Fenster an und drücke auf „Konto“. Folgende Stammdaten kannst du nun ändern: Vor- und Nachname sowie Telefonnummer. Mit dem Button „Daten speichern“ kannst du Änderungen an deinen Daten übernehmen. Möchtest du eine Änderung verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Logge dich in den internen Bereich deines Betreuungsdienstes ein. Klicke das kleine Männchen oben rechts im Browser-Fenster an und drücke auf „Konto“. Mit dem Button „Passwort ändern“ wird dir automatisch eine E-Mail mit einem Link zugeschickt, mit dem du die Passwortänderung einleiten kannst. Folge dem Link in der E-Mail. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du aufgefordert wirst, dein Passwort zu ändern. Gebe dein neues Passwort ein und bestätige es. Drücke daraufhin auf den Button „Passwort zurücksetzen“. Du erhältst nun die Meldung, dass dein Passwort erfolgreich geändert wurde.

Öffne die Seite „app.curacaru.de“ in deinem Browser und drücke auf den Button „Melde dich jetzt an“. Du gelangst zum Login-Fenster. Gebe zuerst deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf den Button „Fortfahren“. Drücke nun auf den Link „Passwort vergessen?“. Du gelangst zur Eingabemaske „Passwort vergessen?“. Bestätige deine E-Mail-Adresse und klicke auf den Button „Fortfahren“. Du wirst dann in die Eingabemaske „Identität bestätigen“ weitergeleitet und erhältst eine E-Mail mit einem Verifizierungs-Code. Kopiere den Code aus der E-Mail und füge ihn in die Eingabemaske „Identität bestätigen“ ein. Klicke auf den Button „Fortfahren“. Du gelangst zur Eingabemaske „Passwort ändern“. Gebe dort dein neues Passwort ein und bestätige deine Eingabe mit dem Button „Passwort zurücksetzen“. Du erhältst nun die Meldung, dass dein Passwort erfolgreich geändert wurde.

Die Stammdaten eines Mitarbeiters kannst du jederzeit ändern, indem du den Menüpunkt „Mitarbeiter“ auswählst und den „Zahnrad“-Button neben einem Mitarbeiter betätigst. Du gelangst zur Eingabemaske „Mitarbeiter bearbeiten“. Hier kannst du den Vor-, Nachnamen, Telefonnummer, die Mitarbeiterrolle und den Urlaubsanspruch (sofern du das Feature „Abwesenheiten“ in den Unternehmensdaten aktiviert hast) ändern. Die Änderung übernehmen kannst du mit dem Button „Mitarbeiter speichern“. Möchtest du eine Änderung verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Um einen Mitarbeiter zu löschen, wähle den Menüpunkt „Mitarbeiter“ aus. Für die Löschung wähle einen Mitarbeiter aus, betätige den „Papierkorb“-Button und bestätige deine Aktion.
Möchtest du dir gelöschte Mitarbeiter anzeigen lassen? Rufe die Mitarbeiterliste unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“ auf und wähle den Filter „Nur ehemalige Mitarbeiter anzeigen“ aus.

Einen Kurzbefehl kannst du in der Mitarbeiterliste auf einen Mitarbeiter anwenden. Wähle dazu im Menü den Punkt „Mitarbeiter“ aus und klicke auf den Button mit den drei Punkten neben einem Mitarbeiter. Du hast nun die Möglichkeit, dem jeweiligen Mitarbeiter eine E-Mail zu schreiben oder anzurufen – sofern eine Telefonnummer hinterlegt wurde.

Dir stehen drei Filter zur Verfügung:
• „Suche“-Filter: Mit diesem Filter kannst du einen Kunden durch Eingabe eines Vor- oder Nachnamens suchen
• „Mitarbeiter“-Filter [Manager]: Mit diesem Filter kannst du alle Kunden eines bestimmten Mitarbeiters anzeigen lassen
• „Nur ehemalige Kunden anzeigen“-Filter [Manager]: Mit diesem Filter kannst du alle ehemaligen Kunden anzeigen lassen

Wähle den Menüpunkt „Kunden“ aus, drücke den Button „Kunden hinzufügen“ und fülle das Eingabefenster aus. Bestätigen kannst du deine Eingaben mit dem Button „Kunde hinzufügen“. Möchtest du eine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Wichtig: Denke nach Erstellen eines neuen Kunden dadran, diesem ein Budget zu zuteilen!

Die Stammdaten eines Kunden kannst du jederzeit ändern, indem du den Menüpunkt „Kunden“ auswählst und den „Zahnrad“-Button bei einem Kunden betätigst. Du gelangst zur Eingabemaske „Kunden bearbeiten“. Hier kannst du alle notwendigen Änderungen vornehmen. Die Änderung übernehmen kannst du mit dem Button „Kunden speichern“. Möchtest du eine Änderung verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Rufe zuerst die Stammdaten eines bestehenden Kunden auf. Die Stammdaten eines Kunden kannst du jederzeit ändern, indem du den Menüpunkt „Kunden“ auswählst und den „Zahnrad“-Button bei einem Kunden betätigst. Du gelangst zur Eingabemaske „Kunden bearbeiten“. In den Dienstdaten, unter dem Punkt „Bearbeitet von“, kannst du nun den Link „Bearbeiter hinzufügen“ betätigen. Nachdem du den Link gedrückt hast, öffnet sich ein Popup-Fenster. In dem Fenster kannst du einen Mitarbeiter auswählen und mit dem Button „Hinzufügen“ dem Kunden zuordnen. Du kannst so viele Bearbeiter einem Kunden hinzufügen, wie du möchtest.

Du kannst jederzeit einen Mitarbeiter bei einem Kunden entfernen, indem du den Menüpunkt „Kunden“ auswählst, den „Zahnrad“-Button bei einem Kunden betätigst, in der „Kunden bearbeiten“-Maske den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Kunden bearbeiten“ betätigst und den Punkt „Mitarbeiterwechsel“ auswählst. Du gelangst zur „Mitarbeiterwechsel“-Eingabemaske. Hier wird dir der Kundenname angezeigt. Wähle unter dem Punkt „Bisher bearbeitet von“ einen Mitarbeiter aus, den du als Bearbeiter bei einem Kunden entfernen möchtest. Lasse das Feld „Bearbeiterwechsel zu“ leer. Nun musst du noch ein Datum auswählen, ab dem der Mitarbeiter als Bearbeiter entfernt werden soll. Deine Eingabe kannst du mit dem Button „Mitarbeiterwechsel durchführen“ bestätigen. Möchtest du eine Änderung verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Du kannst jederzeit einen Mitarbeiterwechsel bei einem Kunden durchführen, indem du den Menüpunkt „Kunden“ auswählst, den „Zahnrad“-Button bei einem Kunden betätigst, in der „Kunden bearbeiten“-Maske den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Kunden bearbeiten“ betätigst und den Punkt „Mitarbeiterwechsel“ auswählst. Du gelangst zur „Mitarbeiterwechsel“-Eingabemaske. Hier wird dir der Kundenname und der bisherige Bearbeiter angezeigt. Wähle einen neuen Bearbeiter unter dem Punkt „Bearbeiterwechsel zu“ aus und gebe unter dem Punkt „Ab dem“ ein Datum an, ab dem der Wechsel durchgeführt werden soll. Sofern bei dem Kunden noch Termine mit dem alten Bearbeiter offen sind, werden diese unter dem Punkt „Offene Termine“ angezeigt. Alle offenen Termine werden auf den neuen Bearbeiter übertragen. Deine Eingabe kannst du mit dem Button „Mitarbeiterwechsel durchführen“ bestätigen. Möchtest du eine Änderung verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Die IK-Nummer steht auf der Versichertenkarte: Auf der Vorderseite unten links und auf der Rückseite unter dem Punkt „Kennnummer des Trägers“. Die IK-Nummer besteht aus neun Zahlen und dient zur Identifikation der Krankenkasse eines Kunden.

Ab „Kein Pflegegrad“: Selbstzahler, Haushaltshilfe §38 SGB V
Ab „Pflegegrad 1“: Entlastungsbetrag §45b SGB XI
Ab „Pflegegrad 2“: Pflegesachleistungen §45a SGB XI (max. 40%) und Verhinderungspflege § 39 SGB XI

Um einen Kunden zu löschen, wähle den Menüpunkt „Kunden“ aus. Für die Löschung wähle einen Kunden aus und betätige den „Papierkorb“-Button. Bevor du die Löschung endgültig bestätigen kannst, muss du noch entscheiden, ob du „Alle offenen Termine löschen“ und „Alle Budgets auf 0€ setzen“ möchtest.
Möchtest du dir gelöschte Kunden anzeigen lassen? Rufe die Kundenliste unter dem Menüpunkt „Kunden“ auf und wähle den Filter „Nur ehemalige Kunden anzeigen“ aus.

Rufe die Kundenliste unter dem Menüpunkt „Kunden“ auf und wähle einen Kunden aus. Mit Hilfe des „Telefonhörer“-Button kannst du einen Kunden anrufen. Wenn du auf den „Navi“-Button klickst, gelangst du zum Standort des Kunden. Um die Buttons nutzen zu können, wird vorausgesetzt, dass beim Kunden eine Telefonnummer und eine Postanschrift in den Stammdaten hinterlegt wurde.

Einen Kurzbefehl kannst du in der Kundenliste auf einen Kunden anwenden. Wähle dazu im Menü den Punkt „Kunden“ aus und klicke auf den Button mit den drei Punkten neben einem Kunden. Du hast nun die Möglichkeit folgende Aktionen auszuführen:
• Termine: Lasse dir die Termine der letzten vier Wochen anzeigen
• Budgets: Erhalte eine Übersicht über alle aktuellen Budgets
• Einsatznachweise: Erhalte einen Überblick über alle Einsatznachweise des aktuellen Monats
• Rechnungen: Rufe alle Rechnungen für den aktuellen Monat auf

Rufe den Menüpunkt „Kunden“ auf. Betätige den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Kundenliste“. Du gelangst zur „Adressliste exportieren“-Maske. Hier stehen dir erst einmal verschiedene Filter (z.B. Filter nach „Pflegegrad“) zur Verfügung. Wähle die Kunden aus, für die du den Adress-Export anfertigen möchtest und klicke auf den Button „Adressliste exportieren“. Möchtest du den Vorgang verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Die Kontaktdaten eines Interessenten sind in dessen Stammdaten hinterlegt. Diese kannst du aufrufen, in dem du in der Interessentenliste den „Zahnrad“-Button eines Interessenten betätigst. Du gelangst zur Eingabemaske „Interessent bearbeiten“. Hier findest du die Telefonnummer des potentiellen Kunden (unter dem Punkt „Persönliche Daten“) oder die Telefonnummer des Angehörigen (unter dem Punkt „Notfallkontakt“).

Rufe die Stammdaten eines Interessenten in der Interessentenliste mittels des „Zahnrad“-Buttons auf. Du gelangst zur Eingabemaske „Interessent bearbeiten“. Hier hast du die Möglichkeit, unter dem Punkt „Dienstdaten“ den Kundenstatus von „Interessent“ zu „Kunden“ zu ändern. Bevor du die Statusänderung vollziehst, kannst du auch noch direkt einen Bearbeiter aus dem Kreise deiner Mitarbeiter für den Kunden festlegen. Hast du alle Einstellungen getroffen, klicke auf den Button „Interessent speichern“. Fertig: Der neue Kunde wird nun in der Kundenliste unter dem Menüpunkt „Kunden“ gelistet und ist nun nicht mehr in der Interessentenliste aufgeführt.

Für die Löschung wähle einen Interessenten aus und betätige den „Papierkorb“-Button. Nachdem du bestätigt hast, dass du den jeweiligen Interessenten wirklich löschen möchtest, wird dieser aus der Interessentenliste entfernt.

Rufe die Terminliste unter dem Menüpunkt „Termine“ auf und wähle einen Termin aus. Mit Hilfe des „Telefonhörer“-Button kannst du einen Kunden anrufen. Wenn du auf den „Navi“-Button klickst, gelangst du zum Standort des Kunden. Um die Buttons nutzen zu können, wird vorausgesetzt, dass beim Kunden eine Telefonnummer und eine Postanschrift in den Stammdaten hinterlegt wurde.

Rufe den Menüpunkt „Termine“ auf. Betätige den Button „Termin hinzufügen“. Es öffnet sich die Eingabemaske „Termin anlegen“. Wähle zu aller erst einen Kunden aus. Lege ein Datum und eine Uhrzeit fest. Wenn du wiederkehrende Termine für einen Kunden anlegen möchtest, kannst du dies unter dem Punkt „Wiederholung“ tun. Bei Bedarf kannst du noch eine Notiz hinterlassen. Wenn du für den aktuellen Monat einen Termin anlegen möchtest, musst du noch eine Abrechnungsoption auswählen. Planst du für den kommenden Monat einen Termin? Dann entfällt die Auswahl einer Abrechnungsoption, es erscheint die Meldung: „Dieser Termin wird für einen zukünftigen Monat geplant und erst dann automatisch mit den Budgets verrechnet.“! Sobald du alle Angaben gemacht hast, musst du auf den Button „Termin anlegen“ drücken. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Rufe die Terminliste unter dem Menüpunkt „Termine“ auf und wähle einen Termin aus. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button gelangst du zur Eingabemaske „Termin bearbeiten“. Passe bei Bedarf deine Angaben, wie z.B. die Uhrzeit, an. Mit dem Button „Termin speichern“ kannst du deine Änderung übernehmen. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Rufe die Terminliste unter dem Menüpunkt „Termine“ auf und wähle einen Termin aus. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button gelangst du zur Eingabemaske „Termin bearbeiten“. Unter dem Punkt „Vertreten von:“ kannst du einen Mitarbeiter auswählen, der den Bearbeiter des Termins vertreten soll. Mit dem Button „Termin speichern“ kannst du deine Änderung übernehmen. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Vorweg: Offene Termine werden in der Terminliste mit einem roten Punkt angezeigt. Ein abgeschlossener Termin wird mit einem grünen Punkt angezeigt.

Um einen offenen Termin abzuschließen, hast du zwei Möglichkeiten:
1. Wähle einen Termin aus. Mit einem Klick auf den Button „Mitarbeiter-“ bzw. „Kundenunterschrift“ öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Jetzt müssen du und dein Kunde unterschreiben. Mit dem Button „Bestätigen“ wird eine Unterschrift übernommen. Sobald beide Unterschriften vorliegen, wird der Termin automatisch abgeschlossen.
2. Wähle einen Termin aus und klicke auf den „Zahnrad“-Button. Du gelangst zur Eingabemaske „Termin bearbeiten“. Mit einem Klick auf den Button „Unterschrift Mitarbeiter“ bzw. „Kundenunterschrift“ öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Jetzt müssen du und dein Kunde unterschreiben. Mit dem Button „Bestätigen“ wird eine Unterschrift übernommen. Sobald beide Unterschriften vorliegen, wird der Termin automatisch abgeschlossen.

Wichtig: Du kannst Termine nicht im Voraus abschließen.

Wenn du an einem abgeschlossenen Termin nachträglich eine Änderung (z.B. an der Uhrzeit) vornehmen möchtest, musst du dich an deinen Vorgesetzten („Manager“) wenden. Dieser hat die Möglichkeit einen abgeschlossenen Termin wieder zu öffnen. Nachdem ein Termin wieder geöffnet wurde, muss die Mitarbeiter- bzw. Kundenunterschrift erneut geleistet werden und der Termin abgeschlossen werden.

Um einen einmal abgeschlossenen Termin wieder zu öffnen, hast du zwei Möglichkeiten:
1. Rufe die Terminliste auf und betätige bei einem abgeschlossenen Termin den Button „Öffnen“.
2. Wähle einen Termin aus und klicke auf den „Zahnrad“-Button. Du gelangst zur Eingabemaske „Termin bearbeiten“. Mit einem Klick auf den Button „Termin öffnen“ kannst du einen abgeschlossenen Termin öffnen.

Rufe die Terminliste unter dem Menüpunkt „Termine“ auf und wähle einen Termin aus. Betätige den „Papierkorb“-Button und bestätige deine Aktion.

Wichtig: Du kannst nur einen Termin löschen, wenn er noch nicht abgeschlossen (Status: rot) ist. Abgeschlossene Termine (Status: grün) können nicht gelöscht werden, es sei denn, sie werden vorher von einem Vorgesetzten („Manager“) geöffnet.

„Termine ohne Mitarbeitende“ ist ein Feature, welches du bei Bedarf in den Unternehmensdaten aktivieren kannst. Hast du das Feature einmal aktiviert, lassen sich Termine auch erstmal ohne Mitarbeitende anlegen. Eine spätere Zuweisung ist möglich. Die offenen Termine siehst du im Dashboard „Heute“ unter dem Punkt „Planung“.

Wenn ein Kunde einen Termin nicht mehr selbst mit seiner Unterschrift bestätigen kann, hast du die Möglichkeit, extern mittels eines Links die Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters einzuholen. Wähle dazu einen Termin aus und klicke auf den Button „Kundenunterschrift“. Es öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Unter dem Button „Bestätigen“ ist der Button „Link erzeugen“. Klicke den Button „Link erzeugen“ an. Nun wird dir ein Link angezeigt, den du abkopieren und an einen gesetzlichen Vertreter senden kannst. Sobald der gesetzliche Vertreter unterschrieben hat, wird die Kundenunterschrift als geleistet angezeigt. Möchtest du den Vorgang abbrechen, kannst du auf den Button „Link löschen zum manuellen Unterschreiben“ drücken.

Alles zum Thema „Terminfreigaben“ erfährst du im Kapitel „Terminfreigaben“.

In der Rolle „Mitarbeiter“ stehen dir zwei Filter zur Verfügung:
• „Datum“-Filter: Mit Hilfe dieses Filters kannst du dir Einsatznachweise für ein bestimmtes Jahr (z.B. 2024) und bestimmten Monat (z.B. April) anzeigen lassen.
• „Versicherungsstatus“-Filter: Filter nach dem Versicherungsstatus (Gesetzlich, Privat, Selbstzahler).
• „Kunden“-Filter“: Sobald du mehrere Kunden betreust, kann es in der Einsatz-nachweisliste schnell mal etwas unübersichtlich werden. Damit du den Überblick behältst, steht dir der „Kunden“-Filter zur Verfügung. Dieser gibt dir die Möglichkeit, alle Einsatznachweise für einen Kunden (z.B. Simpson, Bart) in einem bestimmten Jahr und Monat anzeigen zu lassen.

Als „Manager“ steht dir ein weiterer Filter zur Verfügung:
• „Mitarbeiter“-Filter: Dieser Filter gibt dir die Möglichkeit, alle Einsatznachweise für einen Mitarbeiter (z.B. Max Mustermann) in einem bestimmten Jahr und Monat anzeigen zu lassen.

Rot = Unvollständige Termine vorhanden / Unterschriften fehlen noch
Gelb = Alle Termine mit Unterschriften abgeschlossen, Einsatznachweis noch nicht erstellt
Grün, nicht ausgefüllt = Einsatznachweis erstellt – noch nicht durch Manager heruntergeladen
Grün, ausgefüllt = Einsatznachweis erstellt – vom Manager heruntergeladen

Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button in der Liste neben einem offenen Einsatznachweis (rot / gelb markiert) gelangst du in die Eingabemaske „Einsatznachweis erstellen“.
Überprüfe zu aller erst die Arbeitszeiten. Wenn ein Termin noch nicht abgeschlossen wurde, wird dir dies mit einem Hinweistext angezeigt: „Es gibt noch nicht abgeschlossene Termine für diesen Monat“. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button hinter einem offenen Termin gelangst du zu dem betroffenen Termin und kannst diesen abschließen.
Klicke als nächstes auf den „Einsatznachweis erstellen“-Button. Wenn du den Button gedrückt hast, gelangst du zurück zur Einsatznachweisübersicht. Der Einsatznachweis wurde erfolgreich erstellt (grün, nicht ausgefüllt) und kann nun heruntergeladen werden.

Einen Einsatznachweis erstellst du immer beim letzten Kundentermin im Monat.

Sobald du einen Einsatznachweis erfolgreich erstellt hast (grün, nicht ausgefüllt markiert), kannst du diesen in der Einsatznachweisübersicht mit dem „Download“-Button herunterladen.
Tipp: Nutze die Option „Alle neuen (Einsatznachweise) herunterladen“ oder „Alle (Einsatznachweise) herunterladen“ mittels des Download-Buttons (oben) um einen Sammel-Download durchzuführen.

Einen Einsatznachweis kannst du löschen, in dem du in die Einsatznachweisübersicht gehst, neben einem Einsatznachweis den „Papierkorb“-Button betätigst und deine Aktion bestätigst.

In der Rolle „Manager“ steht dir ein Filter zur Verfügung:
• „Kunde“-Filter: Dieser Filter gibt dir die Möglichkeit, die Abtretungserklärung für einen bestimmten Kunden (z.B. Anna Adams) anzeigen zu lassen.
• „Mitarbeiter“-Filter: Dieser Filter gibt dir die Möglichkeit, alle Abtretungserklärungen für einen Mitarbeiter (z.B. Max Mustermann) anzeigen zu lassen.

Rot = Abtretungserklärung noch nicht unterschrieben
Grün, nicht ausgefüllt = Abtretungserklärung unterschrieben – noch nicht vom Manager heruntergeladen
Grün, ausgefüllt = Abtretungserklärung unterschrieben – vom Manager heruntergeladen

Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button in der Liste neben einer offenen Abtretungserklärung (rot markiert) gelangst du in die Eingabemaske „Abtretungserklärung erstellen“.
Kontrolliere zusammen mit deinem Kunden die angegebenen Informationen (Geburtsdatum, Wohnort, etc.). Lese deinem Kunden die Abtretungserklärung vor. Mit einem Harken in der Checkbox erklärt sich der Kunde mit der Abtretungserklärung einverstanden.
Mit einem Klick auf den Button „Unterschrift Kunde“ öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Mit der Unterschrift des Kunden bestätigt dieser, dass er mit der Abtretungserklärung einverstanden ist. Die Unterschrift kann erst geleistet werden, sobald die Checkbox bestätigt wurde und ein Ort in das passende Feld eingetragen wurde. Nach einem Klick auf den Button „Bestätigen“ wird die Abtretungserklärung erstellt und kann in der Übersicht der Abtretungserklärungen heruntergeladen werden.

Wenn ein Kunde eine Abtretungserklärung nicht mehr selbst mit seiner Unterschrift bestätigen kann, hast du die Möglichkeit, extern mittels eines Links die Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters einzuholen. Wähle dazu in der Eingabemaske „Abtretungserklärung erstellen“ den Button „Link zum Unterschreiben erstellen“ aus. Nun wird dir ein Link angezeigt, den du abkopieren und an einen gesetzlichen Vertreter senden kannst. Sobald der gesetzliche Vertreter unterschrieben hat, wird die Abtretungserklärung erstellt und kann in der Übersicht der Abtretungserklärungen heruntergeladen werden. Möchtest du den Vorgang abbrechen, kannst du auf den Button „Link löschen um hier zu unterschreiben“ drücken.

Sobald du eine Abtretungserklärung erfolgreich erstellt hast (grün, nicht ausgefüllt markiert), kannst du diese in der Übersicht „Abtretungserklärungen“ mit dem „Download“-Button herunterladen.
Tipp: Nutze die Option „Alle neuen (Abtretungserklärungen) herunterladen“ oder „Alle (Abtretungserklärungen) herunterladen“ mittels des Download-Buttons (oben) um einen Sammel-Download durchzuführen.

Eine Abtretungserklärung kannst du löschen, in dem du in die Übersicht „Abtretungserklärungen“ gehst, neben einer Abtretungserklärung den „Papierkorb“-Button betätigst und deine Aktion bestätigst.

Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeit von ihren Mitarbeitern zu erfassen und zu dokumentieren. Diese Aufgabe übernimmt die Curacaru-App.

Um die Arbeitszeit für einen Tag zu erfassen, gehe bitte wie folgt vor: Sobald du deinen Arbeitstag startest, rufe die Curacaru-App auf, öffne das Menü und klicke oben unter dem Punkt „Zeiterfassung“ auf „Arbeitstag starten“. Nachdem du deine/n Kunde/n bedient und deinen Arbeitstag beendet hast, stoppe die Zeiterfassung. Dies kannst du tun, indem du wieder Curacaru-App aufrufst, das Menü öffnest und oben unter dem Punkt „Zeiterfassung“ auf „Arbeitstag beenden“ klickst.

Gehe in die Curacaru-App, öffne das Menü und klicke oben unter dem Punkt „Zeiterfassung“ auf „Pausieren“. Wenn du deine Pause beendet hast, klicke auf „Fortsetzen“.

Dir steht ein Filter zur Verfügung:
• „Datum“-Filter: Mit Hilfe dieses Filters kannst du dir die Arbeitszeiterfassung für ein bestimmtes Jahr (z.B. 2024) und einen bestimmten Monat (z.B. April) anzeigen lassen.

Wenn eine Arbeitszeiterfassung noch nicht mit einer Mitarbeiter Unterschrift bestätigt wurde, wird dies mit der Farbe „rot“ signalisiert. Erfolgreich erstellte Arbeitszeiterfassungen werden mit der Farbe „grün“ angezeigt. Arbeitszeiterfassungen, die noch von einem Vorgesetzten („Manager“) geprüft und bestätigt werden müssen, werden mit der Farbe „gelb“ angezeigt.

Deine Arbeitszeiterfassung erstellst du immer nach deinem letzten Arbeitstag im Monat.

Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button in der Liste neben einer offenen Arbeitszeiterfassung (rot markiert) gelangst du in die Eingabemaske „Arbeitszeiterfassung erstellen“. Überprüfe zu aller erst deine Arbeitszeiten. Gebe als nächstes einen Ort ein. Das aktuelle Datum wird automatisch generiert. Mit einem Klick auf den Button „Unterschrift Mitarbeiter“ öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Mit deiner Unterschrift bestätigst du, dass die Arbeitszeiterfassung korrekt ist. Die Unterschrift kann erst geleistet werden, sobald ein Ort in das passende Feld eingetragen wurde. Nach einem Klick auf den Button „Bestätigen“ wird die Arbeitszeiterfassung einem Manager vorgelegt. Bestätigt der Manager mit seiner Unterschrift deine Arbeitszeiterfassung kann diese in der Liste „Arbeitszeiterfassung“ heruntergeladen werden.

Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button in der Liste neben einer offenen Arbeitszeiterfassung (rot markiert) gelangst du in die Eingabemaske „Arbeitszeiterfassung erstellen“. Um eine Arbeitszeit nachträglich in die Arbeitszeiterfassung hinzuzufügen, hast du zwei Möglichkeiten:
1) Drücke auf das Plus („+“) neben der Überschrift „Arbeitszeiten“. Es öffnet sich ein Pop-Up: Hier hast du nun die Möglichkeit ein Datum auszuwählen, für das du die Arbeitszeit nachtragen möchtest. Wähle anschließend noch eine Uhrzeit („Von-Bis“) aus, zu der die Arbeit verrichtet wurde. Bestätigen kannst du deine Eingabe mit dem Button „Speichern“. Möchtest du deine Eingabe verwerfen, drücke auf „Abbrechen“.
2) Wähle einen Arbeitstag aus und klappe die Informationen auf. Betätige den Link „Termine als Arbeitszeit erfassen“. Damit kannst du dir die Zeiten automatisch aus den Terminen übernehmen lassen. Wichtig: Fahrzeiten werden dabei nicht berücksichtigt!

Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button in der Liste neben einer offenen Arbeitszeiterfassung (rot markiert) gelangst du in die Eingabemaske „Arbeitszeiterfassung erstellen“. Um eine Arbeitszeit zu bearbeiten oder zu löschen, wähle einen Tag aus und klappe die weiterführenden Informationen (Arbeits- und Terminzeiten) mit dem Pfeil nach unten („v“) aus. Unter dem Punkt „Arbeitszeiten“ findest du nun alle erfassten Zeiten für einen Arbeitstag. Am Ende einer Zeile findest du ein „Zahnrad“- und „Papierkorb“-Button. Mit dem „Zahnrad“-Button kannst du die erfasste Zeit bearbeiten. Es öffnet sich ein Pop-Up: Hier hast du die Möglichkeit die Uhrzeit („Von-Bis“) anzupassen, zu der die Arbeit verrichtet wurde. Bestätigen kannst du deine Eingabe mit dem Button „Speichern“. Möchtest du deine Eingabe verwerfen, drücke auf „Abbrechen“. Mit einem Klick auf den „Papierkorb“-Button öffnet sich ein Pop-Up, indem du gefragt wirst, ob du die erfasste Arbeitszeit wirklich löschen möchtest. Bestätigen kannst du deine Aktion mit dem Button „Ja“. Möchtest du deine Aktion verwerfen, drücke auf „Abbrechen“.

Wenn ein Termin noch nicht abgeschlossen wurde, wird dir dies mit einem Hinweistext angezeigt: „Es gibt noch nicht abgeschlossene Termine für diesen Monat“. Um einen offenen Termin abzuschließen, wähle einen Tag aus und klappe die weiterführenden Informationen (Arbeits- und Terminzeiten) mit dem Pfeil nach unten („v“) aus. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button neben einem offenen Termin gelangst du zu dem betroffenen Termin und kannst diesen abschließen. Sobald alle Termine für einen Monat abgeschlossen wurden, kannst du die Arbeitszeiterfassung erstellen.

Arbeitszeiterfassungen, die noch von einem Vorgesetzten („Manager“) geprüft werden müssen, werden mit der Farbe „gelb“ angezeigt. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button neben einer Arbeitszeiterfassung mit dem Status „gelb“ öffnet sich die Eingabemaske „Arbeitszeiterfassung gegenzeichnen“. Gebe einen Ort ein. Das aktuelle Datum wird automatisch generiert. Mit einem Klick auf den Button „Unterschrift Manager“ öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Mit deiner Unterschrift bestätigst du, dass die Arbeitszeiterfassung korrekt ist. Nach einem Klick auf den Button „Bestätigen“ wird die Arbeitszeiterfassung für den Mitarbeiter erstellt und kann in der Übersicht „Arbeitszeiterfassung“ heruntergeladen werden.

Sobald eine Arbeitszeiterfassung erfolgreich erstellt wurde (grün markiert), kannst du diese in der Übersicht „Arbeitszeiterfassung“ mit dem „Download“-Button als PDF-Dokument herunterladen. Im PDF-Dokument werden folgende Informationen aufgeführt:
• Unternehmen und Mitarbeiter sowie der Monat der Arbeitszeiterfassung
• Arbeitszeit
• Terminzeit
• Fahrzeit
• Pausenzeit
• Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit, etc.
• Unterschrift Mitarbeiter und Manager

Eine Arbeitszeiterfassung kannst du löschen, indem du neben einer Arbeitszeiterfassung den „Papierkorb“-Button betätigst und deine Aktion bestätigst.

Dir steht ein Filter zur Verfügung:
• „Suche“-Filter: Mit diesem Filter kannst du einen Kunden durch Eingabe eines Vor- oder Nachnamens suchen

Folgende Einstellungen kannst du als Manager im Kundenbudget vornehmen:
• Entlastungsbetrag §45b SGB XI: Du kannst ein aktuelles Budget (z.B. 250 Euro) festlegen. Das System berechnet automatisch dein Restbudget für das aktuelle (z.B. bis 30.06.2024) und nächste Jahr (z.B. bis 30.06.2025). Die nächste Erhöhung des Entlastungsbetrags findet monatlich zu je 131 Euro statt, sofern du keinen abweichenden Wert angegeben hast.
• Haushaltshilfe § 38 SGB V: Du kannst ein aktuelles Budget (z.B. 131 Euro) festlegen. Das System berechnet automatisch dein Restbudget. Unter „Gültigkeit bis“ kannst du ein Datum (z.B. 10.11.2025) auswählen, bis wann das Budget verwendet werden kann.
• Pflegesachleistungen §45a SGB XI (max. 40%): Du kannst ein aktuelles Budget (z.B. 304,40 Euro) festlegen. Je nachdem welchen Pflegegrad ein Kunde hat, steht automatisch ein monatliches Budget zur Verfügung: 318,40 Euro (ab Pflegegrad 2), 598,80 Euro (ab Pflegegrad 3), 743,60 Euro (ab Pflegegrad 4) und 919,60 Euro (ab Pflegegrad 5). Du kannst bei Bedarf einen abweichenden Wert angeben. Budget, welches nicht aufgebraucht wurde, verfällt zum Monatsende.
• Verhinderungspflege § 39 SGB XI: Du kannst ein aktuelles Budget (z.B. 3539,00 Euro) festlegen. Ab Pflegegrad 2 erhält ein Kunde automatisch jährlich ein Budget in Höhe von 3539,00 Euro, sofern du keinen abweichenden Wert angegeben hast. Budget, welches nicht aufgebraucht wurde, verfällt zum Jahresende.
• Selbstzahler: Du kannst ein aktuelles Budget (z.B. 250 Euro) festlegen und einstellen, wie viel Budget dem Kunden zukünftig monatlich zur Verfügung stehen sollen (z.B. 125 Euro).

Das aktuelle Budget eines Kunden kann jederzeit bei der Kranken- bzw. Pflegekasse telefonisch abgerufen werden. Am besten ruft man gemeinsam mit dem Kunden an und holt sich die gewünschte Auskunft.

Den Kontoauszug für ein Kundenbudget kannst du öffnen, in dem du ein Budget (z.B. Selbstzahler) öffnest und auf den Button „Kontoauszug öffnen“ klickst. Die Kontoauszüge dienen zur besseren Nachvollziehbarkeit von Budgetänderungen.

Rot = Rechnung noch nicht erstellt
Gelb, nicht ausgefüllt = Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht von einem Manager heruntergeladen
Gelb, ausgefüllt = Rechnung wurde erstellt, und von einem Manager heruntergeladen
Grün = Rechnung wurde als bezahlt markiert

Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button in der Liste neben einer offenen Rechnung (rot markiert) gelangst du zur Eingabemaske „Rechnung erstellen“.
Prüfe alle Angaben. Gebe eine Rechnungsnummer und -datum an. Standardgemäß vergibt das System eine fortlaufende Rechnungsnummer und setzt ein aktuelles Datum.
Mit einem Klick auf den Button „Unterschrift Manager“ öffnet sich ein Unterschriftenfeld. Sobald du unterschrieben hast, kannst du den „Rechnung erstellen“-Button betätigen. Wenn du den Button gedrückt hast, gelangst du zurück zur Rechnungsliste. Die Rechnung wurde erfolgreich erstellt (gelb, nicht ausgefüllt) und kann nun heruntergeladen werden.

Sobald eine Rechnung erfolgreich erstellt wurde (gelb, nicht ausgefüllt), kannst du diese in der Rechnungsliste mit dem „Download“-Button herunterladen. Sobald du die Rechnung heruntergeladen hast, wird der Status gelb, ausgefüllt angezeigt.
Tipp: Nutze die Option „Alle neuen (Rechnungen) herunterladen“ oder „Alle (Rechnungen) herunterladen“ mittels des Download-Buttons (oben) um einen Sammel-Download durchzuführen.

Eine Rechnung kannst du löschen, indem du neben einer Rechnung den „Papierkorb“-Button betätigst und deine Aktion bestätigst.

Erstelle zu aller erst eine Rechnung. Mit einem Klick auf den „Haken“-Button in der Liste neben einer erstellten Rechnung (gelb markiert) öffnet sich das Popup-Fenster „Rechnung abschließen“. Wähle ein Datum aus, gebe den erhaltenen Betrag ein und bestätige deine Eingabe mit dem Button „Zahlung bestätigen“. Nach der Bestätigung der Zahlung wird der Status der Rechnung grün; nun weißt du, dass die Rechnung beglichen wurde. Gabs es eine Abweichung beim Rechnungsbetrag wird dies im PDF-Dokument vermerkt.

Rufe die Rechnungsliste unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ auf. Mit einem Klick auf dem Button mit dem Dokument und Plus öffnest du die Seite „Alle Rechnungen erstellen“. Hier können nun alle Rechnungen gesammelt unterschrieben und gebündelt erzeugt werden. Möchtest du die Erzeugung der Sammelrechnung abbrechen, klicke auf den Button „Verwerfen“.

Für den Fall, dass eine Versicherung in der Liste fehlt, gehe wie folgt vor: Betätige den „Versicherungen hinzufügen“-Button. Du gelangst in die Eingabemaske „Versicherung anlegen“. Hier hast du die Möglichkeit den Namen, das Institutskennzeichen – kurz IK-Nummer – und Postanschrift einer Versicherung anzugeben. Mit dem Button „Versicherung anlegen“ fügst du die Versicherung der Liste hinzu. Möchtest du eine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

In der Versicherungsliste kannst du nur von dir eingetragene Versicherungen bearbeiten. Drücke hierzu neben dem Versicherungsnamen auf den „Zahnrad“-Button. Du gelangst in die Eingabemaske „Versicherung bearbeiten“. Hier kannst du alle Daten nach deinen Wünschen anpassen und mit dem Button „Versicherung speichern“ bestätigen. Möchtest du eine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

In der Versicherungsliste kannst du nur von dir eingetragene Versicherungen löschen. Eine Versicherung kannst du löschen, indem du neben einer Versicherung den „Papierkorb“-Button betätigst und deine Aktion bestätigst.

Wenn du festgestellt hast, dass sich die Postanschrift bei einer Versicherung geändert hat, wende dich bitte mit einer Quelle per E-Mail an uns: support@curacaru.de

Mit der Funktion „Website-Integration“ hast du die Möglichkeit mittels eines HTML-Codes ein Kontaktformular auf deine Website einzufügen. Über das Kontaktformular können sich potentielle Kunden melden und um Unterstützung bitten. Die potentiellen Kunden werden in einer „Interessentenliste“ im internen Bereich deines Betreuungsdienstes gespeichert. Von dort aus können die Einträge verwaltet werden.

Für die Website-Integration muss die Einbindung von HTML-Codes möglich sein. Wenn dies der Fall ist, kannst du den HTML-Code, den du unter dem Menüpunkt „Website-Integration“ erhältst, bei dir in der Website einfügen.

Folgende Einstellungen für das Kontaktformular kannst du vornehmen:
• Farbschema: Wähle eine Farbe aus, die zu deiner Website passt.
• Schriftgröße: Welche Größe passt am besten zu deiner Website? Wähle zwischen Schriftgröße 8 und 23 aus!
• Buttons: Gefallen dir eher abgerundete Buttons oder Buttons mit Kanten? Entscheide selbst!

Folgende Daten werden im Kontaktformular im Rahmen der Website-Integration erhoben:
• Vor- und Nachname, Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl des potentiellen Kunden
• Ob ein Pflegegrad („1-5“) vorliegt oder nicht („Kein Pflegegrad“)
• Welche Leistungen benötigt werden (z.B. Fensterreinigung)
• Kontaktmöglichkeit (Telefonnummer) der betroffenen Person

Folgende Informationen werden dir im Bereich Abwesenheit angezeigt:
• Name des Mitarbeiters
• Zeitpunkt bzw. -raum der Abwesenheit; wenn sich offene Termine mit der geplanten Abwesenheit überschneiden, wird dies mit einem gelben Warndreieck angezeigt
• Art der Abwesenheit

Im Bereich Abwesenheit stehen dir insgesamt zwei Filter zur Verfügung:
• „Datum“-Filter: Mit diesem Filter kannst du Abwesenheiten entweder für einen bestimmten Tag (z.B. „Heute“), eine Woche (z.B. „Aktuelle Woche“), einen Monat (z.B. „Aktueller Monat“) oder ein Jahr (z.B. „Aktuelles Jahr“) anzeigen lassen.
• „Mitarbeiter“-Filter [Manager]: Mit diesem Filter kannst du dir Abwesenheiten für einen bestimmten Mitarbeiter anzeigen lassen.

Rufe den Menüpunkt „Abwesenheit“ auf. Betätige den Button „Abwesenheit erfassen“. Es öffnet sich die Eingabemaske „Abwesenheit erfassen“. Wähle zu aller erst einen Mitarbeiter aus. Lege eine Abwesenheitsart („Urlaub“, „Krankheit“, „Privater Termin“ oder „Sonstige Abwesenheit“) fest. Wichtig: Wenn du die Abwesenheitsart „Urlaub“ auswählst, musst du erst in den Mitarbeiter-Stammdaten einen Urlaubsanspruch hinterlegen. Gebe nun noch ein Zeitpunkt bzw. -raum mit der Datumswahl an. Sobald du alle Angaben gemacht hast, musst du auf den Button „Abwesenheit speichern“ drücken. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Rufe den Menüpunkt „Abwesenheit“ auf. Eine Abwesenheitsmeldung kannst du bearbeiten, in dem du den „Zahnrad“-Button neben der Meldung betätigst. Du gelangst zur „Abwesenheit bearbeiten“-Maske. Passe bei Bedarf deine Angaben an. Mit dem Button „Abwesenheit speichern“ kannst du deine Änderung übernehmen. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Terminüberschneidungen werden dir mit einem gelben Warndreieck neben dem Zeitpunkt bzw. -raum einer Abwesenheit signalisiert. Um alle Terminüberschneidungen anzuschauen, klicke auf den „Zahnrad“-Button neben einer Abwesenheitsmeldung, du gelangst dann zur „Abwesenheit bearbeiten“-Maske. Unter dem Punkt „Offene Termine“ kannst du nun alle Terminüberschneidungen einsehen. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button neben einem offenen Termin gelangst du zur „Termin bearbeiten“-Maske, in der du eine Vertretung für einen Termin bestimmen kannst. Sobald du eine Vertretung bestimmt hast, die Änderung am Termin gespeichert hast, wird der Termin nicht mehr unter „Offene Termine“ in der Abwesenheitsmeldung gelistet.

Rufe den Menüpunkt „Abwesenheit“ auf. Eine Abwesenheitsmeldung kannst du löschen, in dem du den „Papierkorb“-Button neben der Meldung betätigst und deine Aktion bestätigst. 

Im Report steht dir insgesamt ein Filter zur Verfügung:
• „Zeitraum“-Filter: Mit diesem Filter kannst du den Report entweder für einen bestimmten Tag (z.B. „Heute“), eine Woche (z.B. „Aktuelle Woche“), einen Monat (z.B. „Aktueller Monat“) oder ein Jahr (z.B. „Aktuelles Jahr“) anzeigen lassen.

Rufe den Menüpunkt „Unternehmensdaten“ auf. Betätige den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Unternehmensdaten“. Du gelangst zur „Kundenimport“-Eingabemaske.

Für den Import von Kunden kannst du diese Vorlage benutzen. Lade die Datei herunter und öffne sie anschließend in Excel. Dann kannst du die Spalten mit den entsprechenden Daten ausfüllen:
• Anrede: „Herr“ oder „Frau“
• Vorname
• Nachname
• Straße und Hausnummer
• PLZ
• Ort
• Geburtsdatum: im Format „DD.MM.YYYY“
• Telefonnummer
• IK Krankenkasse: Die IK-Nummer für die Kranken- bzw. Pflegekasse kannst du unter dem Menüpunkt „Versicherungen“ in der Suche nachschlagen.
• Versichertennummer
• Versicherungsstatus: „Gesetzlich“, „Privat“, „Selbstzahler“
• Pflegegrad: „1“, „2“, „3“, „4“, „5“ oder „leer“ (kein Pflegegrad)

Anschließend kannst du die gespeicherte Datei in der „Kundenimport“-Eingabemaske hochladen. Achte dabei darauf, die Datei wieder im CSV-Format zu speichern. Vor dem Speichern wirst du in der Eingabemaske eine Vorschau der importierten Kunden sehen. Du kannst die Kunden dann noch einmal kontrollieren, bevor du sie speicherst.

Wenn du Fragen und/oder Probleme mit dem Kundenimport hast, kannst du dich jederzeit an uns wenden. Wir helfen dir gerne!

Rufe den Menüpunkt „Unternehmensdaten“ auf. Betätige den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Unternehmensdaten“ und klicke auf „Unternehmensdaten exportieren“.

Sobald du das Feature Fahrtenbuch in den Unternehmensdaten aktiviert hast, kannst du unter „Fahrtkosten pro km“ unter der Überschrift „Abrechnungsdaten“ einen beliebigen Wert (z.B. EUR 1) eingeben und deine Eingabe speichern.

Folgende Daten kannst du im Fahrtenbuch abrufen:
• Datum einer Fahrt
• Kunde
• Grund für die Fahrt
• Fahrtstrecke (km)
• Bearbeiter

Im Fahrtenbuch stehen dir insgesamt drei Filter zur Verfügung:
• „Datum“-Filter: Mit diesem Filter kannst du Fahrten entweder für einen bestimmten Tag (z.B. „Heute“), eine Woche (z.B. „Aktuelle Woche“), einen Monat (z.B. „Aktueller Monat“) oder ein Jahr (z.B. „Aktuelles Jahr“) anzeigen lassen.
• „Kunden“-Filter: Mit diesem Filter kannst du dir Fahrten für einen bestimmten Kunden anzeigen lassen.
• „Mitarbeiter“-Filter [Manager]: Mit diesem Filter kannst du dir Fahrten für einen bestimmten Mitarbeiter anzeigen lassen.

Rufe den Menüpunkt „Fahrtenbuch“ auf. Betätige den Button „Fahrt hinzufügen“. Es öffnet sich die Eingabemaske „Fahrt eintragen“. Wähle zu aller erst einen Kunden aus. Lege ein Datum fest. Dann gibst du eine Fahrtstrecke (km) und eine Beschreibung (z.B. Fahrt zum Supermarkt „ALDI“) an. Zum Schluss wählst du eine Abrechnungsoption aus. Sobald du alle Angaben gemacht hast, musst du auf den Button „Fahrt speichern“ drücken. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Rufe den Menüpunkt Fahrtenbuch auf und wähle eine Fahrt aus. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button gelangst du zur Eingabemaske „Fahrt bearbeiten“. Passe bei Bedarf deine Angaben, wie z.B. die Fahrtstrecke (km), an. Mit dem Button „Fahrt speichern“ kannst du deine Änderung übernehmen. Möchtest du deine Eingabe verwerfen? Drücke hierzu auf den Button „Verwerfen“.

Rufe den Menüpunkt Fahrtenbuch auf und wähle eine Fahrt aus. Betätige den „Papierkorb“-Button und bestätige deine Aktion.

Die Fahrten werden übersichtlich mit Datum, der Strecke (km) und einer Beschreibung in den Einsatznachweisen dokumentiert. Außerdem werden in der Arbeitszeiterfassung jedes Mitarbeitenden alle zurückgelegten Kilometer erfasst.

Die Fahrten werden bei der Rechnungserstellung berücksichtigt und auf einer Rechnung unter dem Punkt „Fahrtkosten (inkl. Anfahrt)“ ausgewiesen.

Rufe die Terminliste unter dem Menüpunkt „Termine“ auf und wähle einen Termin aus. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button gelangst du zur Eingabemaske „Termin bearbeiten“. Betätige den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Termin bearbeiten“ und wähle die Option „Freigeben“ aus. Der Termin wird nun unter dem Menüpunkt „Terminfreigaben“ für andere Mitarbeiter freigegeben.

Wähle den Menüpunkt „Terminfreigaben“ aus und betätige den Button „Terminfreigabe beenden“ bei dem Termin, bei dem du die Freigabe widerrufen möchtest.

Wähle den Menüpunkt „Terminfreigaben“ aus und betätige den Button „Termin übernehmen“ bei dem Termin, den du übernehmen möchtest.

Rufe die Terminliste unter dem Menüpunkt „Termine“ auf und wähle einen Termin aus. Mit einem Klick auf den „Zahnrad“-Button gelangst du zur Eingabemaske „Termin bearbeiten“. Betätige den Button mit dem Werkzeug-Symbol oben rechts neben der Überschrift „Termin bearbeiten“ und wähle die Option „Freigeben“ aus. Der Termin wird nun unter dem Menüpunkt „Terminfreigaben“ für andere Mitarbeiter freigegeben. Solange sich kein neuer Mitarbeiter für den freigebenden Termin gemeldet hat, bleibst du als Vertretung gesetzt.